採購單(PO) & 請購單(PR)

 

 

採購單(PO)

經常聽聞商務人士所言的PO，其英文全稱為Purchase Order，即是採購單之意。當使用單位送交請購單(Purchase Requisition)後，採購部門先依據詢(報)價作業，來確定供應商，此後便將產生採購單，其內容載明採購單號、採購品明確規格、數量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、交貨地點......等詳細資訊。

假使企業未部署採購系統、亦即未將Purchase Order予以電子化，通常需要製作7~9份副本，分發給各個部門以供存查；值得一提的，PO是具備法律效力的文件，簽署時所採用的遣詞用字，必須謹慎為之。

此外，Purchase Order亦可謂採購部門所給予供應商的正式訂單，也是買賣雙方賴以收貨、交貨之重要依據，一般企業慣用的做法是，將Purchase Requisition轉成Purchase Order。倘若借助採購系統，也可1次融合多張請購單之物料需求，接著按不同供應商的區隔，產生出多張PO。

請購單(PR)

所謂請購單(PR)，其英文全稱為Purchase Requisition，係為了向供應商購入商品或服務，而送交企業採購部門的1份申請單據，它可以是以書面紙本型態呈現，亦可為電子化表單。

不可諱言，在企業實際運作過程中，PR被使用的頻率確實頗高，因為企業內部的各個使用單位，意欲從外部購進任何貨品或服務，通常都需要交由採購部門來負責執行，因此在申請程序中，必須提交Purchase Requisition，據此載明其所需要的物品、時間、數量等詳細資訊，然後送交給採購部門，而負責採購的人員，才會根據PR裡的資料內容，進行實際採購行為。

在一般情況下，不論是請購單位、抑或採購部門，都將針對Purchase Requisition進行留存，以便於日後追蹤、稽核之用；附帶一提，當申請人按其使用需求，將貨品名稱及描述、數量、請購單位、交貨地點、聯絡人、單價、建議供應商，以及是否有替代品等細部資訊，逐一載入PR後，在送交採購單位進行後續處理之前，通常會先由該使用部門的主管先行審批，一旦審批過關，才會交給採購部門，而部分企業甚至對此實施嚴格管控，明訂當請購金額超過某一水準時，必須會同總經理等高階主管簽核。